Rivoluzione in vista sui rimborsi spese per dipendenti e professionisti. Scatta lunedi' prossimo 1 settembre la detraibilita' integrale dell'Iva su servizi alberghieri e di ristorazione. La misura prevista dalla manovra estiva richiede una serie di modifiche ai processi gestionali interni all'azienda per una corretta contabilizzazione dei costi del personale. A cio' deve accompagnarsi la collaborazione dei dipendenti, chiamati a farsi rilasciare fattura per tutti i servizi acquistati. E quella di tutti gli operatori, obbligati a dotarsi degli strumenti necessari a emettere fattura. Rivoluzione in vista sui rimborsi spese per dipendenti e professionisti. Scatta lunedi' prossimo 1 settembre la detraibilita' integrale dell'Iva su servizi alberghieri e di ristorazione. La misura prevista dalla manovra estiva richiede una serie di modifiche ai processi gestionali interni all'azienda per una corretta contabilizzazione dei costi del personale. A cio' deve accompagnarsi la collaborazione dei dipendenti, chiamati a farsi rilasciare fattura per tutti i servizi acquistati. E quella di tutti gli operatori, obbligati a dotarsi degli strumenti necessari a emettere fattura. L'articolo 83, commi da 28-bis a 28-quinquies, del Dl 112/2008 (convertito dalla legge 133/08, pubblicata giovedi' scorso sulla Gazzetta), nel modificare le disposizioni fiscali ai fini Iva, e' intervenuto anche nel settore delle imposte dirette, con effetti decorrenti dal periodo di imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2008 (si veda l'articolo a fianco). E' stata stabilita nella misura del 75% la deducibilita' delle spese alberghiere e di ristorazione, con esclusione delle spese di cui all'articolo 95, comma 3, del Tuir sostenute per il vitto e l'alloggio dei lavoratori dipendenti e titolari di collaborazioni coordinate e continuative in relazione a trasferte fuori dal territorio comunale. Per i professionisti, infine, e' stato riformulato l'articolo 54 del Tuir, che nella nuova versione, pur mantenendo il limite globale del 2% dei compensi percepiti nel periodo d'imposta quale tetto al riconoscimento dei costi, ne riduce a monte la deducibilita' al 75% dell'ammontare. Vediamo, in dettaglio, le conseguenze sulla disciplina Iva. Risulta soppressa la limitazione al diritto di detrazione del l'Iva di cui all'articolo 19-bis 1, comma 1, lettera e), del Dpr 633/1972, la cui portata era gia' stata molto ridimensionata dalla Finanziaria 2007, che aveva escluso dalla limitazione le prestazioni fruite in occasione di convegni e congressi. Pertanto, una volta verificata la sussistenza dell'inerenza della spesa (sulla base dei principi generali dell'articolo 19 del decreto Iva), l'imposta assolta sulle prestazioni alberghiere e sulle somministrazioni di alimenti e bevande diviene detraibile senza le precedenti limitazioni. La novita', pienamente operativa da lunedi' prossimo, pone non poche problematiche contabili che debbono essere gestite per tempo. In effetti, la detraibilita' Iva delle spese di vitto e alloggio (combinata per giunta con una parziale indeducibilita' delle spese sostenute) comporta diretti effetti nella gestione delle trasferte dei dipendenti e dei consulenti esterni. Effetti ritenuti a volte eccessivi dalle stesse imprese (si veda l'articolo in basso). Rinviando per i professionisti allo specifico approfondimento qui accanto, vediamo cosa succede per i dipendenti. Per le imprese, la detraibilita' integrale dell'Iva assolta sui servizi acquistati dai dipendenti per alberghi e ristorazione richiede una gestione integrata dei rimborsi spesa. Non solo gli uffici del personale o i consulenti del lavoro, che gestiscono dall'esterno le buste paga, ma anche gli uffici amministrativi sono ora interessati e destinatari necessari della nota spesa e dei relativi documenti giustificativi. All'interno delle aziende di maggiori dimensioni diventa quindi essenziale un coordinamento tra i diversi centri di autorizzazione, controllo, pagamento e successiva contabilizzazione delle spese dei dipendenti. L'adozione di un software che permette, ai diversi responsabili dell'impresa, una gestione online condivisa di tutte le informazioni contabili garantisce una semplificazione e un sensibile miglioramento delle best practice aziendali, con una limitazione nella perdita dei costi deducibili e della detraibilita' dell'Iva connessa. Il quadro sarebbe completo se le imprese optassero per una gestione totalmente dematerializzata dei documenti del lavoro, compresi i giustificativi di spesa. Agli adempimenti di carattere esclusivamente interno al l'azienda, si deve accompagnare anche un impegno del dipendente a richiedere sempre il rilascio di fattura relativamente alle spese sostenute per alberghi o ristorazione, con distinta evidenziazione sul documento delle generalita' del dipendente e dell'azienda. In caso di pranzi e/o cene di lavoro, l'indicazione anche del cliente garantisce infine una corretta contabilizzazione delle correlate spese di rappresentanza. Libero professionista Un professionista svolge un'attivita' di consulenza per un'impresa in una citta' diversa da quella di residenza con spese di vitto e alloggio prepagate dal committente. I prestatori dei servizi di vitto e alloggio emettono direttamente fattura intestata al committente Il committente: assume l'impegno con i prestatori dei servizi di vitto e alloggio quale mandatario senza rappresentanza; riceve una fattura a lui intestata con Iva che detrae regolarmente; emette nei confronti del professionista una fattura per la spesa sopportata in nome proprio, ma per conto del professionista Gli effetti sul piano Iva per il professionista: 1. il professionista riceve la fattura relativa alle spese di vitto e alloggio direttamente dal committente; 2. detrae l'imposta relativa; 3. emette la fattura dei compensi della consulenza realizzata comprensiva anche del costo delle spese di vitto e alloggio Lavoratore dipendente Il dipendente esegue un'attivita' per conto del proprio datore di lavoro in trasferta fuori dalla propria sede di lavoro. Le spese di vitto e alloggio vengono sostenute direttamente da parte del lavoratore che le anticipa per conto del datore di lavoro. Quando rientra le indica sulla nota spesa della trasferta Il dipendente in trasferta: chiede l'emissione di apposita fattura (al ristorante, bar o albergo) intestata al datore di lavoro:la fattura, nel caso in cui la spesa riguardi anche altri soggetti, deve riportare la qualifica di chi utilizza il servizio di vitto o di alloggio; al rientro dalla trasferta indica in modo specifico e separato i servizi fruiti nella nota spesa L'impresa riceve la nota spesa dal lavoratore insieme alle fatture emesse dai prestatori dei servizi di vitto e alloggio; liquida le spese al lavoratore e le riporta in busta paga annotandole nel libro paga e matricola (ora libro unico); estrae le fatture, le invia per la loro contabilizzazione all'ufficio amministrazione che le carica sui registri Iva per la conseguente detrazione.